. Durch Klicken auf das Symbol wird das Fenster „Zeiterfassung in
der Akte“ geöffnet.
Hier werden alle Zeiten
aufgelistet, die die Akte betreffen.
Wichtigste Voraussetzung
für den effizienten Einsatz einer Zeiterfassung ist, dass die Zeiterfassung
schnell und unkompliziert und ohne zusätzlichen Zeitaufwand gemacht werden
kann!
Ein großer Vorteil von Xpert ist es, dass der Großteil der Zeiten bereits dem Arbeitsablauf ermittelt werden kann! Durch den Einsatz der Zeiterfassung werden sämtliche Vorgänge zeitlich erfasst und stehen für eine Auswertung und für die Abrechnung zur Verfügung.
Bei der Entwicklung der Zeiterfassung wurde von den Programmierern höchste
Priorität darauf gelegt, dass der Anwender möglichst wenig Zeit mit der
Zeiterfassung verbringt. Alle Zeiten sollten nach Möglichkeit automatisch von
dem Programm ermittelt werden. Die automatisch ermittelten Zeiten
stammen aus folgenden Quellen
- Zeiten aus der täglichen Arbeit in Xpert = Stoppuhr
- Zeiten aus der Besichtigung
- Zeiten aus den Telefonaten
Immer wenn eine Akte geöffnet ist, dann wird die Zeit automisch erfasst. Die
ermittelte Zeit wird im oberen Bildschirmbereich als Stoppuhr mit
Stunden:Minuten dargestellt.
Eine Anzeige vom „01:20“ bedeutet, dass bereits 1 Stunde und 20 Minuten
in der Akte gearbeitet wurde. Die Zeiten der Stoppuhr werden immer auf die Akte
gebucht, deren Aktenzeichen auf der linken Seite angezeigt wird. Durch
Klicken auf die Stoppuhr kann die Zeiterfassung angehalten und wieder gestartet
werden.
In jeder Akte gibt es zusätzlich ein Symbol für die Zeiterfassung
. Durch Klicken auf das Symbol wird das Fenster „Zeiterfassung in
der Akte“ geöffnet.
Hier werden alle Zeiten
aufgelistet, die die Akte betreffen.
In der Spalte „Leistung“ kann über ein Drop-Down der Inhalt gewählt werden:
- Recherche
- Anfahrt / Abfahrt
- Besichtigung / Ortstermin
- Korrespondenz
- Ermittlung und Prüfung
- Gutachtenausarbeitung
- Telefonate
In der Zeiterfassung von Xpert werden die aufgewendeten Zeiten der Mitarbeiter pro Akte gespeichert.
Damit sind zwei Betrachtungsweisen möglich:
- verwendeter und geplanter Zeitaufwand pro Akte
- verwendeter und geplanter Zeitaufwand pro Mitarbeiter
Xpert verfügt über eine Anbindung an Telefone mit Tapi-Schnittstelle. Mit dieser Schnittstelle kann das Xpert-Programm auf Knopfdruck einen Telefonanruf starten. Es wird die auf dem Bildschirm befindliche Telefonnummer gewählt und eine Telefonnotiz mit Angabe der Zeit erfasst. Umgekehrt wird bei eingehenden Anrufen automatisch ein Fenster geöffnet und eine Telefonnotiz mit den dazugehörigen Akten geöffnet. Auch hier wird die Zeit bis zum Auflegen des Telefonats gespeichert und fließt in die Zeiterfassung ein.
Das Erfassen von Besichtigungen in der Akte ist ein fester Bestandteil von Xpert-Professional. Hier werden die Zeiten erfasst, für Anfahrt zur Besichtigung, Zeitaufwand für die Besichtigung, Rückfahrt von der Besichtigung. Die erfassten Zeiten fließen in die Zeiterfassung ein. Beim Erstellen von Gebührenrechnungen werden die erfassten Zeiten sowie die gefahrenen Kilometer übernommen.
Die Übersicht der Zeiten pro Experte und Tag ist das Tagesjournal. Es wird eine Summe pro Tag und eine Differenz angezeigt. Außer dem Experten kann kein anderer das Tagesjournal einsehen.
Wenn kein Aktenzeichen erfasst wurde, dann ist die Leistung „nicht verrechenbar“. Dieses bedeuted
Beim Erstellen einer Gebührenrechnung, werden die erfassten Zeiten aus der Akte übernommen und als „Vorschlag“ in der Rechnung angezeigt.
Die Zeiten können in verschiedene Richtungen ausgewertet werden. Zum einen kann der Zeitaufwand pro Akte, den abgerechneten Kosten gegenübergestellt werden. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit der Nachkalkulation von Aufträgen. Es kann der tatsächliche Aufwand, den angerechneten Gebühren gegenüber gestellt werden.
Die Zeiterfassung ist ein Zusatzmodul für Xpert-Professional.
Preis je Arbeitsplatzlizenz 180,- EUR
zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Bei Fragen zu Details können Sie sich gerne an das Team von Xpert-Soft wenden.
